РРО и ПРРО в 2026 году: кто обязан, как зарегистрировать и какие штрафы

РРО (регистратор расчётных операций) и ПРРО (программный РРО) — инструменты фиксации продаж и передачи данных в налоговую. В 2026 году они обязательны для большинства предпринимателей, принимающих оплату от клиентов. Разберём, кому касса нужна, как её зарегистрировать и чем грозит работа без неё.

• ФЛП 2, 3 и 4 групп единого налога (с исключениями).
• ФЛП и юридические лица на общей системе — во всех случаях расчётных операций, без льгот.
• Все, кто принимает оплату наличными (кроме ФЛП 1 группы) или картой через эквайринг — POS-терминал, терминал в смартфоне, оплата на сайте через LiqPay, NovaPay и т. д.
• Интернет-торговля с приёмом оплаты через курьера или почтового оператора (наложенный платёж).

Любой карточный эквайринг приравнивается к наличному расчёту — Apple/Google Pay, оплата по QR-коду на эквайринг, оплата частями тоже требуют чека через РРО/ПРРО.

• ФЛП 1 группы на едином налоге — при условии розничной торговли на рынках или бытовых услуг населению (п. 296.10 НКУ).
• Предприниматели, принимающие оплату исключительно банковским переводом на IBAN без эквайринга.
• ФЛП, получающие вознаграждение через платформу-посредника, которая сама принимает оплату и перечисляет средства безналично на счёт (классическая расчётная операция с клиентом отсутствует).

ПРРО — это программа, работающая на смартфоне, планшете или ноутбуке. В отличие от аппаратного РРО, она не требует специального оборудования, стоит значительно дешевле или бесплатна. Популярные ПРРО в 2026 году: Checkbox, Вчасно.Каса, Cashalot, СОТА Каса, а также бесплатный ПРРО от ГНС.

Для ресторанов и кафе оптимальный вариант — ПРРО, интегрированный с POS-системой (например, Poster, iiko, Skyservice): чек формируется автоматически при закрытии заказа.

1. Оформите КЭП (квалифицированную электронную подпись) — она понадобится для регистрации кассы и подписи чеков.
2. Подайте форму 20-ОПП об объекте налогообложения (торговой точке) в электронном кабинете плательщика. Без неё кассу зарегистрировать не получится.
3. Подайте форму 1-ПРРО — заявление о регистрации самой кассы.
4. Подайте форму 5-ПРРО — регистрацию кассира; накладывается ключ ЭЦП кассира (собственный, если работаете самостоятельно, или наёмного работника).
5. Проверьте данные, подпишите формы электронной подписью и отправьте на обработку.
6. Начните работу: на каждую операцию формируйте фискальный чек, в конце смены — Z-отчёт.

Контроль автоматизирован: данные фискальных чеков мониторятся онлайн, а покупатель, не получивший чек, может пожаловаться через сервис проверки чеков. Для заведений общественного питания штраф за отсутствие фискализации — от 6 800 грн за первое нарушение. За неподачу формы 20-ОПП — 340 грн для ФЛП (повторно в течение года — 680 грн).

Trustum поможет определить, нужен ли вам РРО/ПРРО, оформить КЭП, подать все формы и настроить кассу с интеграцией в вашу учётную систему. Это снимает риск штрафов ещё на старте.