РРО та ПРРО у 2026 році: хто зобов’язаний, як зареєструвати та які штрафи

РРО (реєстратор розрахункових операцій) і ПРРО (програмний РРО) — інструменти фіксації продажів та передачі даних до податкової. У 2026 році вони обов’язкові для більшості підприємців, які приймають оплату від клієнтів. Розберемо, кому каса потрібна, як її зареєструвати і чим загрожує робота без неї.

• ФОП 2, 3 та 4 груп єдиного податку (з винятками).
• ФОП та юридичні особи на загальній системі — у всіх випадках розрахункових операцій, без пільг.
• Усі, хто приймає оплату готівкою (крім ФОП 1 групи) або карткою через еквайринг — POS-термінал, термінал у смартфоні, оплата на сайті через LiqPay, NovaPay тощо.
• Інтернет-торгівля з прийманням оплати через кур’єра чи поштового оператора (післяплата).

Будь-який картковий еквайринг прирівнюється до готівкового розрахунку — Apple/Google Pay, оплата за QR-кодом на еквайринг, оплата частинами теж потребують чека через РРО/ПРРО.

• ФОП 1 групи на єдиному податку — за умови роздрібної торгівлі на ринках або побутових послуг населенню (п. 296.10 ПКУ).
• Підприємці, що приймають оплату виключно банківським переказом на IBAN без еквайрингу.
• ФОП, які отримують винагороду через платформу-посередника, що сама приймає оплату та перераховує кошти безготівково на рахунок (класична розрахункова операція з клієнтом відсутня).

ПРРО — це програма, що працює на смартфоні, планшеті чи ноутбуці. На відміну від апаратного РРО, вона не потребує спеціального обладнання, коштує значно дешевше або безкоштовна. Популярні ПРРО у 2026 році: Checkbox, Вчасно.Каса, Cashalot, СОТА Каса, а також безкоштовний ПРРО від ДПС.

Для ресторанів і кафе оптимальний варіант — ПРРО, інтегрований із POS-системою (наприклад, Poster, iiko, Skyservice): чек формується автоматично при закритті замовлення.

1. Оформіть КЕП (кваліфікований електронний підпис) — він знадобиться для реєстрації каси та підпису чеків.
2. Подайте форму 20-ОПП про об’єкт оподаткування (торгову точку) в електронному кабінеті платника. Без неї касу зареєструвати не вийде.
3. Подайте форму 1-ПРРО — заяву про реєстрацію самої каси.
4. Подайте форму 5-ПРРО — реєстрацію касира; накладається ключ ЕЦП касира (власний, якщо працюєте самостійно, або найманого працівника).
5. Перевірте дані, підпишіть форми електронним підписом і відправте на оброблення.
6. Почніть роботу: на кожну операцію формуйте фіскальний чек, у кінці зміни — Z-звіт.

Контроль автоматизований: дані фіскальних чеків моніторяться онлайн, а покупець, який не отримав чек, може поскаржитися через сервіс перевірки чеків. Для закладів громадського харчування штраф за відсутність фіскалізації — від 6 800 грн за перше порушення. За неподання форми 20-ОПП — 340 грн для ФОП (повторно протягом року — 680 грн).

Trustum допоможе визначити, чи потрібен вам РРО/ПРРО, оформити КЕП, подати всі форми та налаштувати касу з інтеграцією у вашу облікову систему. Це знімає ризик штрафів ще на старті.