Кадровый учёт для бизнеса:
правильные документы, которые защищают вас в суде и при проверке
Ведём кадровую документацию, рассчитываем заработную плату и следим за изменениями трудового законодательства. Вы сосредоточены на бизнесе — мы на том, чтобы ни один документ не стал проблемой.
Почему кадровый учёт это не формальность
Штраф за неоформленного работника
10 минимальных зарплат за каждого человека. В 2026 году это более 80 000 грн за одного сотрудника.
Штраф за нарушение трудового законодательства
От 1 до 8 минимальных зарплат в зависимости от вида нарушения, повторное нарушение — удвоение суммы.
Судебный иск от уволенного работника
Некорректно оформленное увольнение или отсутствие подписанных документов превращает рутинное расставание в судебный процесс с выплатой среднего заработка за всё время вынужденного прогула.
Проблемы с бронированием
Неправильно оформленные документы для брони военнообязанных могут привести к тому, что ключевой сотрудник окажется под мобилизацией.
Кадровые документы — это не бюрократия. Это единственное доказательство в вашу защиту, когда возникает спор.
Что входит в кадровый учёт
Трудовые договоры (бессрочные, срочные, на время выполнения работ), приказы о приёме на работу, личные карточки П-2, ознакомление с должностными инструкциями и правилами внутреннего трудового распорядка, заявления и документы при увольнении, записи в трудовых книжках.
Табели учёта рабочего времени для стандартного и суммированного учёта, графики сменности, учёт сверхурочных часов и работы в выходные дни, документальное оформление командировок.
График отпусков, приказы на все виды отпусков (ежегодный, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный, декретный), расчёт отпускных, оформление и расчёт больничных листов.
Расчёт заработной платы с учётом всех составляющих, начисление НДФЛ и военного сбора, ЕСВ, формирование платёжных ведомостей, расчётных листков и справок о доходах для сотрудников.
Объединённая отчётность по НДФЛ, ВС и ЕСВ ежемесячно, отчёт о занятости инвалидов (при наличии), уведомление в ГНС о принятых работниках до начала работы — этот пункт нарушают чаще всего.
Кадровый учёт в условиях военного положения
Бронирование военнообязанных
Полное сопровождение процедуры бронирования: от подготовки перечня критических должностей до оформления соответствующих документов и взаимодействия с ТЦК. Следим за изменениями в законодательстве о мобилизации, которое обновлялось более десяти раз с февраля 2022 года.
Приостановление трудовых договоров
Правильное документальное оформление приостановления для работников, призванных на военную службу: приказ, основания, сроки, выплаты. Типовые ошибки в этом документе становятся причиной судебных исков после демобилизации.
Выплаты мобилизованным
Разъяснения по обязательным выплатам при мобилизации, доплатам от работодателя и их правильному отражению в учёте.
Работа с релоцированными сотрудниками
Оформление дистанционной работы, изменение места работы, документы для сотрудников за границей.
Проверки Гоструда: что проверяют и как подготовиться
Что инспекторы проверяют в первую очередь:
- Наличие трудовых договоров на всех работников
- Своевременность уведомления ГНС о приёме (до начала работы)
- Правильность начисления минимальной зарплаты
- Наличие графика отпусков
- Документы по охране труда.
Как мы готовим вас к проверке:
- Предварительный аудит всей кадровой документации
- Выявление и устранение нарушений до прихода инспектора
- Инструктаж ответственных лиц
- Присутствие нашего специалиста во время проверки при необходимости.
Кадровый аудит как отдельная услуга
Разовый кадровый аудит :
Проверка всей имеющейся документации, выявление нарушений и рисков, письменный отчёт с перечнем необходимых исправлений и приоритетностью каждого. Особенно актуально при смене ответственного лица, перед проверкой или при подготовке к продаже бизнеса.`
Полный кадровый аудит
Проверим всю документацию и предоставим письменный отчёт с рисками.
Заказать аудитFAQ
Да, если есть хотя бы один наёмный работник. Требования те же, что и для юридических лиц: трудовой договор, приказ, уведомление ГНС, табель, расчёт зарплаты и отчётность.
Штраф 10 минимальных зарплат за каждого неоформленного работника — это лишь административная ответственность. Дополнительно — доначисление НДФЛ, ВС и ЕСВ за весь период плюс штрафы от ГНС за неуплату налогов.
Вопрос неоднозначный и регулярно меняет трактовку со стороны контролирующих органов. Предоставляем актуальную письменную консультацию со ссылкой на текущую позицию ГНС и судебную практику.
Нет — оригиналы хранятся у вас. Мы работаем со сканами и электронными документами, а при необходимости выезжаем для оформления документов, требующих личной подписи.
Стандартный срок вхождения — 5–7 рабочих дней. За это время проводим аудит имеющейся документации, выявляем пробелы и настраиваем процесс. При срочной потребности — быстрее.
