Кадровий облік для бізнесу:
правильні документи, які захищають вас у суді та при перевірці
Ведемо кадрову документацію, розраховуємо заробітну плату та стежимо за змінами трудового законодавства. Ви зосереджені на бізнесі — ми на тому, щоб жоден документ не став проблемою.
Чому кадровий облік це не формальність
Штраф за неоформленого працівника
10 мінімальних зарплат за кожну особу. У 2026 році це понад 80 000 грн за одного співробітника.
Штраф за порушення трудового законодавства
Від 1 до 8 мінімальних зарплат залежно від виду порушення, повторне порушення — подвоєння суми.
Судовий позов від звільненого працівника
Некоректно оформлене звільнення або відсутність підписаних документів перетворює рутинне розставання на судовий процес із виплатою середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу.
Проблеми з бронюванням
Неправильно оформлені документи для броні військовозобов'язаних можуть призвести до того, що ключовий співробітник опиниться під мобілізацією.
Кадрові документи — це не бюрократія. Це єдиний доказ у ваш захист, коли виникає спір.
Що входить у кадровий облік
Трудові договори (безстрокові, строкові, на час виконання робіт), накази про прийом на роботу, особові картки П-2, ознайомлення з посадовими інструкціями та правилами внутрішнього трудового розпорядку, заяви та документи при звільненні, записи в трудових книжках.
Табелі обліку робочого часу для стандартного та підсумованого обліку, графіки змінності, облік понаднормових годин та роботи у вихідні дні, документальне оформлення відряджень.
Графік відпусток, накази на всі види відпусток (щорічна, додаткова, без збереження зарплати, навчальна, декретна), розрахунок відпускних, оформлення та розрахунок лікарняних листків.
Розрахунок заробітної плати з урахуванням усіх складових, нарахування ПДФО та військового збору, ЄСВ, формування платіжних відомостей, розрахункових листків та довідок про доходи для співробітників.
Об'єднана звітність із ПДФО, ВЗ та ЄСВ щомісячно, звіт про зайнятість інвалідів (за наявності), повідомлення до ДПС про прийнятих працівників до початку роботи — цей пункт порушують найчастіше.
Кадровий облік в умовах воєнного стану
Бронювання військовозобов'язаних
Повний супровід процедури бронювання: від підготовки переліку критичних посад до оформлення відповідних документів і взаємодії з ТЦК. Стежимо за змінами в законодавстві про мобілізацію, яке оновлювалося понад десять разів з лютого 2022 року.
Призупинення трудових договорів
Правильне документальне оформлення призупинення для працівників, призваних на військову службу: наказ, підстави, строки, виплати. Типові помилки в цьому документі стають причиною судових позовів після демобілізації.
Виплати мобілізованим
Роз'яснення щодо обов'язкових виплат при мобілізації, доплат від роботодавця та їх правильного відображення в обліку.
Робота з релокованими співробітниками
Оформлення дистанційної роботи, зміна місця роботи, документи для співробітників за кордоном.
Перевірки Держпраці: що перевіряють і як підготуватися
Що інспектори перевіряють найперше:
- Наявність трудових договорів на всіх працівників
- Своєчасність повідомлення ДПС про прийом (до початку роботи)
- Правильність нарахування мінімальної зарплати
- Наявність графіку відпусток
- Документи з охорони праці.
Як ми готуємо вас до перевірки:
- Попередній аудит усієї кадрової документації
- Виявлення та усунення порушень до приходу інспектора
- Iнструктаж відповідальних осіб
- Присутність нашого фахівця під час перевірки за потреби
Кадровий аудит як окрема послуга
Разовий кадровий аудит:
перевірка всієї наявної документації, виявлення порушень і ризиків, письмовий звіт із переліком необхідних виправлень і пріоритетністю кожного. Особливо актуально при зміні відповідальної особи, перед перевіркою або при підготовці до продажу бізнесу.`
Повний кадровий аудит
Перевіримо всю документацію та надамо письмовий звіт із ризиками.
Замовити аудитFAQ
Так, якщо є хоча б один найманий працівник. Вимоги ті самі, що й для юридичних осіб: трудовий договір, наказ, повідомлення ДПС, табель, розрахунок зарплати та звітність.
Штраф 10 мінімальних зарплат за кожного неоформленого працівника — це лише адміністративна відповідальність. Додатково — донарахування ПДФО, ВЗ та ЄСВ за весь період плюс штрафи від ДПС за несплату податків.
Питання неоднозначне і регулярно змінює трактування з боку контролюючих органів. Надаємо актуальну письмову консультацію з посиланням на поточну позицію ДПС і судову практику.
Ні — оригінали зберігаються у вас. Ми працюємо зі сканами та електронними документами, а за потреби виїжджаємо для оформлення документів, що вимагають особистого підпису.
Стандартний термін входження — 5–7 робочих днів. За цей час проводимо аудит наявної документації, виявляємо прогалини та налаштовуємо процес. При терміновій потребі — швидше.
